Premessa

Il presente Codice Etico è stato predisposto da PAC 2000 A, contestualmente alla progettazione del Modello di organizzazione e controllo ai sensi del D. Lgs. 231/01, di cui costituisce parte integrante, allo scopo di prevenire i comportamenti che possono essere causa, anche indirettamente, della commissione dei reati richiamati dal decreto.

Con il Codice Etico PAC 2000 A non si limita ad individuare i comportamenti corretti da seguire per scongiurare il rischio di commissione dei reati, ma vuole anche cogliere l’occasione per estendere l’ambito di applicazione dello stesso alla sfera degli affari, richiamando i più ampi principi etici, indispensabili nella conduzione degli stessi, per la salvaguardia degli interessi degli stakeholder, nonché della propria immagine e reputazione.

Il Codice richiama principi etici, i doveri morali e norme di comportamento, ai quali dovrà essere improntato l’agire di tutti coloro che (socio, dipendente, collaboratore, fornitore, ecc.), ognuno per quanto di propria competenza e nell'ambito del proprio ruolo, cooperano al perseguimento dei fini di PAC 2000 A e nell'ambito delle relazioni che la società intrattiene con i terzi.

Il Codice ha le seguenti funzioni:

  • di legittimazione in quanto esplicita i doveri e le responsabilità della Cooperativa nei confronti degli stakeholder affinché questi ultimi possano ritrovare in esso un riconoscimento delle loro aspettative;
  • cognitiva in quanto, attraverso l’enunciazione di principi generali e di norme di comportamento, consente di riconoscere i comportamenti non etici e di indicare le corrette modalità di esercizio delle funzioni e dei poteri attribuiti a ciascuno;
  • preventiva poiché la codificazione dei principi etici di riferimento e delle regole di comportamento basilari cui tutti devono uniformarsi, costituisce l’espressa dichiarazione dell’impegno della Cooperativa a rendersi garante della legalità della propria attività, con particolare riferimento alla prevenzione degli illeciti;
  • di incentivo in quanto, imponendo l’osservanza dei principi e delle regole in esso contenute, contribuisce allo sviluppo di una coscienza etica e rafforza la reputazione della Cooperativa ed il rapporto di fiducia con gli stakeholder.

1. Destinatari del Codice Etico

Il Codice Etico individua gli impegni e le responsabilità etiche assunte dal management, dai dipendenti e più in generale dai collaboratori di PAC 2000 A nella conduzione delle attività aziendali.

Tutte le norme del Codice Etico si applicano al personale dipendente della Cooperativa e a tutti coloro che cooperano e collaborano allo svolgimento della sua attività ed al perseguimento dei suoi fini ed obiettivi.

PAC 2000 A aspira a mantenere e ad implementare il rapporto di fiducia con quelle categorie di individui, soci, gruppi od enti, partners, fornitori, dipendenti, collaboratori, clienti, il cui apporto è richiesto per lo svolgimento dell'attività aziendale o che comunque entrano in contatto – diretto od indiretto - con la società (sia sul piano dello svolgimento che su quello della fruizione).

I principi del Codice Etico devono ispirare i componenti del CdA della Cooperativa in qualsiasi decisione o azione relativa alla gestione della stessa; allo stesso modo i dirigenti, nel dare concreta attuazione all’attività di direzione, dovranno ispirarsi ai medesimi principi, anche per rappresentare un modello di riferimento per tutto il personale e tutti i collaboratori. Del pari, anche tutti i dipendenti e coloro che intrattengono rapporti di collaborazione con PAC 2000 A, sono tenuti ad adeguare i propri comportamenti alle disposizioni ed ai principi del Codice Etico e non assumere iniziative in contrasto con quanto affermato nel Codice medesimo. PAC 2000 A farà quanto in proprio potere affinché ai medesimi principi siano improntate le gestioni e le relazioni nell'ambito delle società del Gruppo.

2. Valore del Codice Etico

PAC 2000 A considera l’osservanza delle norme e delle previsioni contenute nel Codice Etico parte integrante delle obbligazioni contrattuali derivanti, per i dipendenti, dai rapporti di lavoro subordinato, anche ai sensi dell’art. 2104 del c.c., e, per i collaboratori non subordinati, dai rispettivi regolamenti contrattuali e di legge. La violazione delle suddette norme costituirà inadempimento alle obbligazioni derivanti dal rapporto di lavoro o di collaborazione, con ogni conseguenza di legge o di contratto. I destinatari del Codice sono tenuti a riferire tutte le informazioni utili su eventuali carenze nei controlli, comportamenti censurabili o fondati sospetti di mala gestio oltre che ai propri superiori diretti, anche all’Organismo di Vigilanza preposto alla sua osservanza.

3. Principi etici

3.1 Principi correlati alla mutualità
Nello spirito del principio di mutualità, i rapporti di PAC 2000 A con i soci della Cooperativa sono improntati ai principi di legalità, parità di trattamento, rappresentatività, trasparenza e completezza dell’informazione e condivisione. PAC 2000 A considera tali principi valori intangibili e da tutelare ad ogni livello di relazione aziendale.

3.2 Tutela dei consumatori
L’attività di PAC 2000 A è improntata al massimo rispetto dei consumatori e alla soddisfazione dei loro bisogni attuando il miglior rapporto qualità prezzo. La Cooperativa si impegna ad assicurare pertanto la qualità e la sicurezza dei prodotti messi in vendita.

3.3 Tutela del marchio e dell’immagine aziendale
Ciascun destinatario del Codice Etico orienta i propri comportamenti alla tutela del marchio CONAD e dell’immagine aziendale, nella consapevolezza che la buona reputazione e la credibilità costituiscono irrinunciabili risorse immateriali della Cooperativa.

3.4 Valorizzazione dei rapporti con le comunità sociali
PAC 2000 A è consapevole dell’influenza della propria attività sullo sviluppo economico-sociale e sulla qualità della vita del territorio di riferimento. E’ consapevole altresì che il suo sviluppo commerciale dipende non solo dalla propria capacità manageriale, ma anche dal livello di consonanza e di risonanza del suo operato nell’ambito della comunità locale di riferimento.

3.5 Riservatezza
La riservatezza è uno dei valori fondamentali da rispettare nella concreta operatività aziendale, in quanto contribuisce alla reputazione della Cooperativa stessa. Tutto il personale, di ogni ordine e grado, ed i collaboratori esterni sono tenuti al rispetto di tale principio anche dopo la cessazione del rapporto di lavoro. In particolare, gli Organi sociali, il management, il personale dipendente ed i collaboratori esterni devono garantire la riservatezza su informazioni, documenti e dati di cui sono venuti a conoscenza nel corso della propria attività lavorativa e che sono considerati come appartenenti alla Cooperativa e, come tali, non possono essere utilizzati, comunicati o diffusi senza specifica autorizzazione. L’obbligo di riservatezza sulle informazioni confidenziali acquisite è imposto anche ai soggetti con cui la Cooperativa intrattenga rapporti contrattuali o di altro genere, mediante specifiche clausole contrattuali o mediante la richiesta di sottoscrizione di patti di riservatezza.

3.6 Tutela della Privacy
PAC 2000 A tutela la riservatezza e la confidenzialità delle informazioni e dei dati, relativi al personale dipendente, ai collaboratori o ai terzi, raccolti in ragione od in occasione dello svolgimento dell’attività lavorativa, per cui ogni destinatario di dati raccolti in ragione dello svolgimento delle proprie mansioni è tenuto a riservare ai dati personali, dei quali venga a conoscenza, il trattamento più adeguato a tutelarne la riservatezza in ragione delle legittime aspettative degli interessati riguardo alla loro dignità ed immagine.

Lo svolgimento dell’attività della cooperativa comporta l’acquisizione, la conservazione, il trattamento, la comunicazione e la circolazione all’interno delle varie funzioni aziendali di documenti, studi, dati e informazioni scritte, telematiche o verbali, e di ogni tipo di materiale riguardanti le attività di PAC 2000 A, dei propri associati, le attività ed i programmi ed iniziative attuali e future, il proprio know-how.

Queste informazioni e materiali, acquisiti o elaborati dal personale, nell’esercizio delle proprie mansioni, sono nella disponibilità di PAC 2000 A e possono essere utilizzati, comunicati o divulgati unicamente nel pieno rispetto, per quanto riguarda il personale dipendente, degli obblighi di diligenza e fedeltà che derivano dalle norme e dai contratti di lavoro, nonché in conformità delle procedure applicabili, alle regole interne.

Salvo espressa e preventiva autorizzazione, è severamente vietato fornire a chiunque indicazioni o nozioni tecniche, programmi o progetti, di qualunque genere. E’ severamente vietato altresì fotocopiare qualsivoglia documento aziendale, se non limitatamente a ragioni di ufficio, così come è rigorosamente vietato portare all’esterno qualsiasi documentazione aziendale.

3.7 Tutela del patrimonio aziendale
Il patrimonio aziendale è costituito dall’insieme dei beni aziendali (merci, denaro, attrezzature, locali, ecc.). Ogni socio, amministratore, dipendente, collaboratore è direttamente e personalmente responsabile della conservazione dei beni materiali, mobili e immobili, e delle risorse aziendali che gli vengono affidate per l’espletamento dei propri compiti, nonché dell’utilizzo delle stesse in modo proprio e conforme all’interesse aziendale.

3.8 Legalità e rispetto dei valori democratici
La Cooperativa si impegna a non operare alcuna forma di finanziamento, diretto o indiretto, e a non agevolare in alcun modo gruppi, associazioni o singoli che perseguano finalità illecite, garantendo viceversa il rispetto della legalità e dei valori dell’ordinamento democratico.

3.9 Integrità
L’integrità è un elemento importante del patrimonio aziendale ed è la più forte garanzia dell’impegno civile dell’impresa nei confronti di tutte le persone che in essa lavorano, di tutti i fornitori, di tutti i suoi clienti e di tutti i suoi stakeholder in generale. Il rispetto di tale principio si ottiene applicando la legge e rispettando le regole dell’integrità morale in ogni attività e in ogni circostanza.
La Cooperativa non tollera violazioni a questo principio e, pertanto, disincentiva in ogni modo pratiche di corruzione, per tutelarsi quale istituzione economica, culturale e sociale. Non è quindi permesso corrispondere e/o promettere, direttamente o indirettamente, denaro o altra utilità a terzi, pubblici ufficiali, incaricati di pubblico servizio o privati, per condizionare o remunerare l’operato del loro ufficio o, comunque, per acquisire trattamenti di favore. Gesti di cortesia commerciale, come omaggi o forme di ospitalità, sono ammessi solo nel caso in cui siano di modico valore e comunque tali da non pregiudicare l’integrità o il credito di una delle parti e da non poter essere intesi come finalizzati ad ottenere vantaggi in modo improprio. Parimenti, è fatto divieto agli Organi sociali, al management, al personale dipendente, ai collaboratori esterni, di ricevere e/o richiedere omaggi o trattamenti di favore non attribuibili a normali relazioni di cortesia e della situazione deve essere informato, anche verbalmente, il Responsabile della funzione/direzione.

3.10 Conflitto di interessi
Tutto il personale della Cooperativa nell’esercizio delle proprie funzioni ai diversi livelli di responsabilità non deve assumere decisioni o svolgere attività in conflitto con gli interessi della Cooperativa o incompatibili con i doveri di ufficio. Le situazioni in contrasto con questo principio devono essere immediatamente comunicate ai Responsabili. I componenti degli Organi sociali, il management, il personale dipendente ed i collaboratori devono evitare conflitti di interesse tra eventuali attività economiche personali e familiari e le mansioni che svolgono all’interno della Cooperativa. A titolo esemplificativo e non esaustivo, costituiscono conflitti di interesse le seguenti situazioni:

  • interessi economici e finanziari del personale e/o delle rispettive famiglie in attività di fornitori, clienti e concorrenti;
  • utilizzo della propria posizione o delle informazioni acquisite nel proprio lavoro in modo che si possa creare conflitto tra i propri interessi personali e gli interessi aziendali;
  • svolgimento di attività lavorative, di qualsiasi tipo, presso clienti, fornitori, concorrenti.

3.11 Responsabilità sociale
La Cooperativa assume come valori essenziali:

a. Lo sviluppo e la tutela della professionalità La Cooperativa si impegna a sviluppare le capacità e le competenze del proprio personale, perseguendo una politica fondata sulle pari opportunità e sui meriti, considerando la professionalità una garanzia per l’intera collettività ed una condizione determinante per raggiungere i propri obiettivi. Pertanto, ricerca, selezione, assunzione e sviluppo di carriera rispondono soltanto a valutazioni oggettive della qualità lavorativa, senza discriminazione alcuna.

b. La sicurezza sul lavoro e la salute
La Cooperativa s’impegna ad assicurare il continuo miglioramento della sicurezza sul lavoro anche attraverso la definizione di specifiche procedure ed il controllo della loro corretta implementazione. Si impegna inoltre a tutelare la salute di tutto il personale in ogni luogo e condizione di lavoro. La prevenzione sanitaria e il rispetto delle norme igieniche avviene nella piena tutela della privacy. c. L’ambiente La Cooperativa si impegna a garantire il diritto dei cittadini al rispetto dell’ambiente, gestendo le proprie attività in conformità alla normativa di riferimento e alle disposizioni delle Autorità competenti.

d. La responsabilità negli affari La Cooperativa assicura che tutte le azioni, le operazioni, le negoziazioni e, in genere, i comportamenti posti in essere nella pratica degli affari, siano improntati alla massima correttezza, con esclusione di qualsiasi fenomeno di corruzione o favoritismo, alla completezza e trasparenza delle informazioni ed alla legittimità, non solo formale, sulla base delle norme vigenti e delle procedure interne.

3.12 Veridicità delle comunicazioni sociali
Nelle comunicazioni sociali si osservano i seguenti obblighi comportamentali:
a) devono essere osservate le norme del codice civile e i principi contabili;
b) devono essere osservati i principi espressi nel Codice Etico con particolare riferimento alla necessità che ogni operazione avente rilevanza economica, finanziaria o patrimoniale deve avere una registrazione adeguata e per ogni registrazione vi deve essere un adeguato supporto documentale al fine di poter procedere, in ogni momento, all’effettuazione di controlli che attestino le caratteristiche e le motivazioni dell’operazione e consentano di individuare chi ha autorizzato, effettuato, registrato e verificato l’operazione stessa;
c) deve essere assicurata una chiara e tempificata procedura per stabilire quali dati e informazioni devono essere forniti alla Direzione gerarchica superiore;
d)
tutti gli operatori coinvolti nel processo devono fornire informazioni chiare e complete, devono assicurare l’accuratezza dei dati e delle elaborazioni, devono segnalare la presenza di conflitti di interesse;
e) deve essere assicurata una costante attività di formazione/aggiornamento del personale coinvolto nel processo;
f) non si deve interferire, con qualsiasi modalità, sul contenuto delle relazioni o comunicazioni dei responsabili della revisione o, comunque, influenzare la loro indipendenza;
g) non si deve impedire od ostacolare il regolare svolgimento delle attività degli organi sociali e dei revisori e, collaborando, ove richiesto, all’espletamento di ogni forma di controllo e revisione della gestione sociale, previste dalla legge. In particolare, è fatto divieto, mediante l’occultamento di documenti o l’uso di altri mezzo fraudolenti, di tenere comportamenti che impediscano o che comunque ostacolino, lo svolgimento dell’attività di controllo o revisione legalmente attribuite al collegio sindacale o alla società di revisione.

3.13 Tutela contro le molestie sessuali
E’ fatto obbligo a tutto il personale assumere un comportamento corretto e civile nei confronti di tutti i colleghi ed i terzi. Qualora la direzione venisse a conoscenza, direttamente o indirettamente, di soprusi, prevaricazioni o molestie sessuali di ogni tipo, realizzati da personale dipendente nei confronti di colleghi/e di lavoro o di altre persone all’interno dell’azienda, saranno adottate sanzioni disciplinari a seconda della gravità del comportamento, fino alla risoluzione del rapporto di lavoro.

4. Norme di comportamento

4.1 Rapporti con i consumatori
Qualità degli approvvigionamenti Conformemente alle disposizioni legislative vigenti in materia di responsabilità sulla tutela dei consumatori, PAC 2000 A assume valido e operante il sistema di controllo qualità dei prodotti di larga diffusione e gradimento acquistati da produttori di primaria importanza.

Esigenze dei consumatori
La Cooperativa è consapevole che per consolidare la fedeltà e la fiducia della clientela è indispensabile che ogni rapporto sia improntato a criteri di lealtà, disponibilità, trasparenza e professionalità. Il personale dipendente dei punti vendita è chiamato costantemente a migliorare la propria preparazione professionale mediante la partecipazione a corsi di formazione e a dare risposte confacenti alle esigenze conoscitive della clientela, con lealtà e spirito di collaborazione, fornendo ogni assistenza utile per assumere decisioni consapevoli in termini di prezzi e qualità.

4.2 Rapporti con i fornitori
Nei rapporti di fornitura di merci e di prestazione di servizi ognuno deve operare nel rispetto della normativa, dei principi del presente Codice Etico e delle procedure interne. PAC 2000 A ritiene infatti che la buona reputazione costituisca una risorsa immateriale essenziale e che, nella condotta degli affari, i comportamenti non etici compromettano il rapporto di fiducia tra PAC 2000 A ed i suoi interlocutori diretti ed indiretti. Per tale motivo, il personale addetto alle relazioni con i fornitori e con i prestatori di servizi in generale, deve procedere alla selezione degli stessi, prestando particolare attenzione all'osservanza degli standards qualitativi richiesti dalla normativa vigente e comunque imposti dalla Cooperativa, e alla gestione dei relativi rapporti secondo criteri di imparzialità e di correttezza, evitando situazioni di conflitto di interessi anche potenziale con i medesimi, segnalando alla direzione della cooperativa l’esistenza o l’insorgenza di tali situazioni. In osservanza del principio di reciprocità PAC 2000 A richiede che ciascun fornitore agisca nei suoi confronti e nei confronti dei suoi interlocutori, diretti ed indiretti, secondo regole e principi ispirati ad analoghe condotte etiche. Il dipendente non chiede, per sé o per altri, né accetta, regali o altre utilità, salvo quelli d’uso di modico valore e previo consenso della propria direzione, da parte dei fornitori, appaltatori o altre ditte con cui la Cooperativa può avere od instaurare rapporti.

4.3 Rapporti con la Pubblica Amministrazione e con Enti
PAC 2000 A adotta, nelle relazioni con la Pubblica Amministrazione e con gli Enti che svolgono attività di pubblica utilità, la più rigorosa osservanza delle normative Comunali, Regionali, Nazionali e Comunitarie, di volta in volta applicabili. La gestione di trattative, l’assunzione di impegni e l’esecuzione dei rapporti, di qualsiasi genere, con la Pubblica Amministrazione e con gli Enti, sono riservati esclusivamente alle funzioni aziendali ed al personale a ciò preposto ed autorizzato. Nei rapporti con la Pubblica Amministrazione e con gli Enti, la Cooperativa, e per conto di questa, ogni dipendente, collaboratore o consulente, non deve cercare di influenzare impropriamente le decisioni dell’istituzione interessata al fine di ottenere il compimento di atti non conformi o contrari ai doveri di ufficio, in particolare offrendo o promettendo, direttamente o indirettamente, doni, denaro, favori o utilità di qualunque genere. Il contenuto delle informazioni e comunicazioni di natura pubblicitaria da PAC 2000 A in qualunque forma effettuate, sarà improntato al rispetto della massima trasparenza e correttezza commerciale, privilegiando forme di comunicazione chiare e semplici ed evitando di ricorrere a pratiche elusive e comunque scorrette.

4.4 Rapporti con le imprese appaltatrici
I rapporti con le imprese appaltatrici devono essere improntati alla massima chiarezza e trasparenza, ogni servizio o attività appaltata deve essere preceduta da uno specifico contratto di appalto o da uno specifico incarico, nel quale sono definiti tutti i rapporti di esecuzione ed economici, ed assicurandosi altresì che le imprese rispettino, nell’esecuzione delle singole attività, le leggi ed i contratti di lavoro nei confronti del proprio personale.

4.5 Rapporti con le Organizzazioni Sindacali
PAC 2000 A instaura le relazioni con le organizzazioni sindacali dei lavoratori esterne e con le rappresentanze interne sulla base di principi di correttezza e di collaborazione nell’interesse della Cooperativa e del proprio personale.

4.6 Rapporti con e fra il personale
La Cooperativa dedica particolare attenzione affinché tra i dipendenti vi sia un clima di armonia e collaborazione, oltre che per un fattore di civile convivenza, anche per la migliore cooperazione in funzione della prosperità aziendale. Pertanto l’atmosfera di lavoro all'interno dell'azienda deve essere serena, libera da discriminazioni o pressioni legate a razza, colore, religione, sesso, età, politica, sindacato, che nulla hanno a che vedere con le prestazioni lavorative del personale. La Cooperativa non tollererà alcun comportamento, azione o commento, che possa a suo giudizio creare un clima d’intimidazione, di offesa o di emarginazione. Coloro che ritengono di subire comportamenti in contrasto con tali principi, potranno portare il loro problema all'attenzione della Cooperativa attraverso il diretto superiore. Qualsiasi denuncia da parte dei dipendenti di comportamenti illeciti o ritenuti tali, verrà sicuramente e celermente presa in considerazione, con la garanzia che non sarà tollerata alcuna minaccia di ritorsione o di penalizzazione nei confronti di coloro che facciano ricorso ai canali di denuncia dei comportamenti od azioni illegittime. Di contro, la Cooperativa non tollererà comportamenti illegittimi, contrari all'interesse aziendale, dannosi all'immagine e al patrimonio della stessa, da chiunque commessi.

4.7 I rapporti con la concorrenza
La Cooperativa rispetta rigorosamente le disposizioni di legge in materia di concorrenza e si astiene da comportamenti ingannevoli, collusivi e di abuso di posizione dominante e da ogni forma di concorrenza sleale.

5. Vigilanza sull'applicazione del Codice Etico

PAC 2000 A ha costituito al proprio interno, ai sensi del D. Lgs. 231/2001, l'Organismo di Vigilanza, dotato di autonomi poteri d’iniziativa e di controllo, strutturato in forma collegiale e al quale è affidato il compito, tra l'altro, di approfondire, verificare, promuovere la diffusione e l'aggiornamento del Codice Etico e monitorarne l'attuazione.

5.1 Diffusione del codice etico
Il presente Codice sarà portato a conoscenza di ogni componente del Consiglio di amministrazione e del Collegio sindacale, nonché di tutti i dipendenti e di tutti coloro che instaurano rapporti con il PAC 2000 A, mediante apposite attività di informazione e comunicazione (es. per i dipendenti la creazione di apposita sezione di intranet aziendale; per i collaboratori consegna di copia del documento o l’inserimento di apposita clausola contrattuale, e genericamente per tutti gli stakeholder esterni la pubblicazione su internet, ecc.).

5.2 Formazione
La funzione del personale predispone un piano di formazione, come previsto nella parte generale del modello, anche per la comprensione dei principi, delle procedure e dei comportamenti espressi nel presente Codice Etico. Lo stesso deve prevedere diversi livelli di formazione in relazione al ruolo aziendale dei partecipanti.

5.3 Modifiche al Codice Etico
Il Codice Etico va visto come strumento suscettibile di modifiche e integrazioni in funzione dei mutamenti esterni e/o interni all’azienda, al fine di garantire coerenza tra quanto enunciato e i comportamenti da tenere.
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